Regulamin

REGULAMIN

REZERWACJI I KORZYSTANIA Z SAL SZKOLENIOWYCH / KONFERENCYJNYCH 
W CENTRACH EUROPROFES

 

 

Definicje:

 

Sale szkoleniowe / konferencyjne lub Sale – sale szkoleniowe zlokalizowane w powierzchniach znajdujących się w dyspozycji Europrofes Group sp. z o.o.

 

Regulamin – niniejszy dokument firmy Europrofes Group Sp. z o. o. regulujący zasady korzystania z wynajmowanych sal i pomieszczeń wspólnych.

 

Wydarzenie – oznacza wszystkie zdarzenia organizowane przez Organizatora.

 

Organizator – podmiot dokonujący rezerwacji, który zamierza zorganizować Wydarzenie w Salach szkoleniowych

 

Uczestnik – oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu.

 

Umowa najmu – oznacza umowę cywilno-prawną zawartą pomiędzy firmą Europrofes Group Sp. z o. o. i Organizatorem, której przedmiotem jest najem powierzchni na potrzeby zorganizowania Wydarzenia.

 

 

 

§ 1

Zasady ogólne.

 

1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania sal szkoleniowych/konferencyjnych i innych pomieszczeń wspólnych do których tytuł prawny posiada firma Europrofes Group Sp. z o. o.

 

2. Regulamin obowiązuje Organizatorów i Uczestników takich wydarzeń jak: szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje lub inne tego typu spotkania, zwane dalej Wydarzeniem.

 

3. Udostępnienie powierzchni firmy Europrofes Group Sp. z o. o. może nastąpić tylko w celu zorganizowania wydarzeń wymienionych powyżej.

 

4. Organizator nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania powierzchni firmy Europrofes Group Sp. z o. o. podmiotom trzecim bez pisemnej zgody Europrofes Group Sp. z o. o.

 

 

 

§ 2

Zasady rezerwacji.

 

1. Poprzez wynajęcie sali należy rozumieć zgłoszenie przez Organizatora woli użytkowania sali oraz potwierdzenie rezerwacji przez firmę Europrofes Group Sp. z o. o.

 

2. Zgłoszenie rezerwacji dokonywane jest przez Organizatora za pomocą:

a) formularza zamówienia sali szkoleniowej / konferencyjnej, dostępnego na stronie internetowej pod adresem www.europrofes.pl w zakładce „Zamów salę”,

b) formularza zamówienia sali szkoleniowej / konferencyjnej przesłanego Organizatorowi przez przedstawiciela firmy Europrofes Group Sp. z o. o.

c) drogą mailową na jeden z adresów umieszczonych na ww. stronie internetowej www.europrofes.pl

 

3. Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez firmę Europrofes Group Sp. z o. o. drogą telefoniczną, mailową lub faksem w terminie do 3 dni roboczych od daty zgłoszenia rezerwacji. Tylko potwierdzenie rezerwacji dokonane przez firmę Europrofes Group Sp. z o. o. jest równoznaczne z rezerwacją podanego terminu.

 

4. Rezerwacji należy dokonać co najmniej na 2 tygodnie przed planowaną datą Wydarzenia.

 

5. Bezkosztowe anulowanie rezerwacji sali i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych możliwe są do 7 dni roboczych przed realizacją szkolenia / konferencji. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Organizatora drogą mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano Rezerwacji. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym niż 7 dni roboczych, Europrofes Group Sp. z o. o. ma prawo obciążyć Organizatora pełnym kosztem wynajmu oraz zamówionych przez niego usług dodatkowych.

 

6. Europrofes Group Sp. z o. o. może zażądać od Organizatora nieodwołalnego potwierdzenia dokonanej rezerwacji w terminie wcześniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia / konferencji.

 

7. Opłata za salę i dodatkowe usługi zamówione przez Organizatora naliczana jest zgodnie z dokonaną przez niego rezerwacją i zamówieniem, niezależnie od faktycznego czasu wykorzystania sal oraz niezależnie od faktycznego wykorzystania wszelkich innych usług dodatkowych zamówionych przez Organizatora, z wyłączeniem § 2 ust. 9 oraz § 2 ust. 12 niniejszego regulaminu.

 

8. Korzystanie przez Organizatora podczas wynajmowania sal firmy Europrofes Group Sp. z o. o. z własnego cateringu lub serwisu kawowego możliwe jest tylko po otrzymaniu stosownego pozwolenia od firmy Europrofes Group Sp. z o. o. i wymaga wniesienia opłaty, ustalanej każdorazowo indywidualnie. Pozwolenie takie wymaga formy pisemnej, wraz z określeniem warunków finansowych i organizacyjnych korzystania z własnego cateringu lub serwisu kawowego.

 

9. W przypadku braku uzyskania powyższego pozwolenia przed planowanym terminem wynajmu sali, Europrofes Group Sp. z o. o. ma prawo do naliczenia dodatkowej opłaty karnej, w wysokości podwójnej pełnej stawki wynajmu sali szkoleniowej, w której odbywało się dane szkolenie, za każdy dzień korzystania z własnego cateringu lub serwisu kawowego.

 

10. Sala otwierana jest najwcześniej na 60 min przed rozpoczęciem Wydarzenia.

 

11. Zwrot wynajętej przez Organizatora sali powinien nastąpić w ciągu 30 minut od zakończenia okresu użytkowania sali, w celu przeprowadzenia wspólnych oględzin stanu sali i jej wyposażenia przez Organizatora i przedstawiciela firmy Europrofes Group Sp. z o. o.

 

12. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali, firma Europrofes Group Sp. z o. o. uprawniona jest do naliczania dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu, proporcjonalnie do stawki za jeden dzień korzystania z danej sali, według cennika umieszczonego na stronie internetowej www.europrofes.pl

 

13. Faktura VAT wystawiana jest przez Europrofes Group Sp. z o. o. po wykonanej usłudze, z siedmiodniowym terminem płatności. Płatności dokonywać należy na numer rachunku podany na fakturze.

 

14. W przypadku gdy Organizator przekroczy termin płatności którejkolwiek z faktur wystawionych przez firmę Europrofes Group Sp. z o. o. ,ma ona prawo anulować wszelkie rezerwacje sal dokonane przez Organizatora.

 

 

 

§ 3

Obowiązki organizatora i uczestników Wydarzenia.

 

1. Organizator jest zobowiązany do:

a)utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia we wszystkich wynajmowanych pomieszczeniach,

b) usunięcia wszystkich wniesionych do Sali Szkoleniowej materiałów szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych i im podobnych po zakończeniu Wydarzenia

c)wyegzekwowania od firmy cateringowej sprzątnięcia sali szkoleniowej i pomieszczenia, w którym udostępniono posiłki lub sprzątnięcia tych pomieszczeń na własną rękę przez Organizatora w przypadku uzyskania uprzedniej zgody na wynajęcie takich usług we własnym zakresie,

d)zapewnienia dozoru odzieży wierzchniej pozostawionej przez Uczestników Wydarzenia w sali w trakcie trwania Wydarzenia.

e) pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została mu przekazana.

 

2. Organizator może zamówić usługi dodatkowe typu – tłumaczenia, dodatkowy sprzęt multimedialny, itp. za pośrednictwem firmy Europrofes Group Sp. z o. o. lub bezpośrednio u dostawców usług.

 

3. W przypadku zamówienia usług dodatkowych bezpośrednio u dostawcy, wymagana jest akceptacja dostawcy przez firmę Europrofes Group Sp. z o. o.

 

4. Organizator zobowiązany jest do przekazania firmie Europrofes Group Sp. z o. o. danych kontaktowych podmiotów świadczących usługi dodatkowe dla danego Wydarzenia.

 

5. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z Wydarzeniem ponosi Organizator, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu, odzieży wierzchniej lub innych przedmiotów Organizatora lub Uczestników Wydarzenia.

 

6. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec firmy Europrofes Group Sp. z o. o. za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętej powierzchni od firmy Europrofes Group Sp. z o. o. , w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia firmy Europrofes Group Sp. z o. o.

 

7. Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania.

 

8. W przypadku stwierdzenia szkody lub straty wynikłej z niewłaściwego użytkowania wynajmowanych pomieszczeń przedstawiciel firmy Europrofes Group Sp. z o. o. stworzy dokumentację uszkodzenia wraz z kosztorysem napraw, następnie dokona napraw zgodnie z kosztorysem, którego kopie prześle na adres Organizatora. Organizator pokryje w całości koszty usunięcia uszkodzenia w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej.

 

 

 

§ 4

Przepisy porządkowe.

 

1. Wszelkie prace podejmowane na terenie wynajmowanych pomieszczeń związane z organizacją Wydarzenia (tj. montaż, demontaż urządzeń służących organizacji Wydarzenia – np. standów i punktów informacyjno-promocyjnych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, elementów wystroju lub wyposażenia itp.) mogą być prowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z firmą Europrofes Group Sp. z o. o.

 

2. Niedozwolona jest zmiana wystroju sal, przestawianie stołów, zamontowanego sprzętu itp. bez wcześniejszej konsultacji z przedstawicielem firmy Europrofes Group Sp. z o. o.

 

3. Na terenie wynajmowanych pomieszczeń, w tym na terenie sal, obowiązuje całkowity zakaz palenia.

 

4. Standy reklamowe firmy Europrofes Group Sp. z o. o. są integralnym elementem wyposażenia sal i Organizator Wydarzenia nie może zmieniać miejsca ich ekspozycji bez zgody przedstawiciela firmy Europrofes Group Sp. z o. o.

 

5. Organizator powinien zgłosić przedstawicielowi firmy Europrofes Group Sp. z o. o. listę osób lub osobę odpowiedzialną za organizację Wydarzenia ze strony Organizatora.

 

6. Klucze do sal konferencyjnych wydawane są Organizatorowi przez przedstawiciela firmy Europrofes Group Sp. z o. o. Klucze powinny być oddawane temu przedstawicielowi niezwłocznie po zakończeniu Wydarzenia.

 

7. Europrofes Group Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal, jeżeli charakter organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub w sposób negatywny może wpłynąć na wizerunek firmy Europrofes Group Sp. z o. o.

 

8. Europrofes Group Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym terminie.

 

9. Niewywiązanie się przez Wykonawcę z któregokolwiek z elementów zamówienia powinno być zgłoszone przez Zamawiającego na piśmie obsługującemu pracownikowi Centrum Europrofes, w dniu w którym ono nastąpiło, za potwierdzeniem otrzymania.

 

10. Niezgłoszenie przez Zamawiającego zastrzeżeń co do wywiązania się Wykonawcy z któregokolwiek z elementów niniejszego zamówienia zgodnie z § 4 pkt.9. oznacza potwierdzenie należytego wykonania zamówionych usług przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego.

 

 

 

§ 5

Przepisy końcowe.

 

1. Europrofes Group Sp. z o. o. nie ponosi odpowiedzialności za jakość prezentowanych i wykorzystywanych podczas Wydarzenia materiałów.

 

2. Europrofes Group Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do obowiązującego regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzone na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie www.europrofes.pl/sale_szkoleniowe w zakładce Regulamin.

 

3. Regulamin obowiązuje od dnia 05.11.2014r.